L’approccio all’esternalizzazione in ambito HR: gli errori più comuni che un’azienda può commettere

Intervista a Marco Becattino - VP Sales ADP Italia 

  • ADP come si pone rispetto ad una Direzione del Personale che va assumendo un ruolo sempre più strategico?
  • Avete ridotto la complessità per chi gestisce le Persone?
  • Esternalizzare i processi HR, passando in BPO, consente di semplificare ulteriormente?
  • Quali “errori” si possono, più comunemente, commettere nell’approcciarsi al BPO?
 
1- Oggi è in atto un processo che vede cambiare le organizzazioni e il modo di lavorare delle persone e ADP si sta  impegnando a concentrare i propri sforzi per supportare le direzioni del personale a diventare driver d’innovazione attraverso un monitoraggio attento dei trend e lo sviluppo di soluzioni e tecnologie a supporto, realizzando soluzioni che rispecchiano le aspettative dei dipendenti. Sono essenzialmente cinque le aree sulle quali ADP sta concentrando il proprio sviluppo: personal cloud, big data, mobilità,  gestione dei documenti e analytics per fornire servizi abilitati dalla tecnologia per una gestione più smart del personale.
 
2 -  Oggi lavoriamo fianco a fianco con chi non è più soltanto un direttore HR ma un vero e proprio HR Strategic Partner, ossia un innovatore, ideatore, ambasciatore di soluzioni per accrescere il core business dell’azienda. Un ruolo che ha fatto ‘cambiare pelle’ a una funzione che può essere efficace nel suo ruolo solo se nelle condizioni di contribuire a cogliere nuove opportunità di business. Per questo ADP offre soluzione e servizi per la gestione del Capitale Umano in tutti suoi aspetti, processi di gestione delle paghe, presenze, trasferte, pianificazione, simulazione dei costi del personale, funzioni di e-recruiting, valutazione delle performance, formazione e talent management. Una piattaforma completa che garantisce alle organizzazioni una gestione evoluta delle proprie Risorse, fruibile attraverso diversi livelli di servizio, dal Cloud+ al BPO (Full Outsourcing), anche attraverso dispositivi mobili.
 
3 -Negli ultimi dieci anni – spiega Marco Becattini – è cambiata la modalità con cui le Direzioni HR si relazionano con l’amministrazione del personale. Processi sempre più automatizzati creano difficoltà agli specialisti delle risorse umane nell’utilizzare le nuove interfacce tecnologiche. ADP sopperisce a questa difficoltà offrendo soluzioni in Outsourcing per la gestione informatica del Payroll. Con un unico database, un’unica value proposition e un’offerta standardizzata di servizi è possibile velocizzare il sistema di controllo e aumentare la qualità. Ridurre la complessità di gestione delle Risorse Umane nelle aziende clienti è il principale obiettivo di ADP, che si pone come fornitore, ma ancora prima come partner del business.  ADP offre anche una serie di soluzioni As a Service per la gestione del Capitale Umano: dall’amministrazione alla gestione e sviluppo. Come il servizio Cloud+, rivolto a quelle aziende che nella loro struttura interna hanno la possibilità di gestire parte del processo tecnico di aggiornamento. In questo caso ADP interviene con il monitoraggio e l’analisi dell’aggiornamento, mettendo a disposizione del cliente lo strumento as a service e offrendo un percorso di formazione al suo utilizzo. Il cliente può gestire in piena autonomia il servizio, potendo comunque contare su un partner che lo supporta costantemente e lo aiuta nella manutenzione evolutiva del prodotto garantendo anche gli aggiornamenti normativi grazie a un’infrastruttura tecnica di altissimo livello. I clienti che utilizzano il servizio in Cloud+ hanno anche la possibilità di monitorare la velocità di reazione con la quale vengono soddisfatte le richieste. Inoltre, il cliente ha la consapevolezza che la configurazione delle soluzioni Cloud+ può essere in qualsiasi momento modificata per adattarsi alle mutevoli esigenze di business che le aziende incontrano durante il loro percorso di crescita.
 
4- Le pressioni del mercato attuale sono tali che le organizzazioni non possono permettersi di rinviare gli interventi di miglioramento in materia di efficienza, competenza ed esperienza che il BPO dei processi HR è in grado di offrire. E infatti mai come ora le organizzazioni valutano di affidare all’Outsourcing i loro processi di HR e Payroll. Tuttavia va sottolineato come gli eventuali errori nel processo decisionale e nella scelta del giusto partner possono rivelarsi decisamente costosi. Scegliere una soluzione BPO per la gestione HR è un passo importante nell’evoluzione di un’organizzazione aziendale e questo processo dovrà tenere conto dei numerosi criteri decisionali, delle implicazioni che comportano e dei quesiti che possono intervenire a ostacolarlo. E’ opportuno concedersi il tempo giusto per comprendere questi aspetti nelle fasi iniziali del progetto, agevolando così il percorso che porterà infine al miglioramento delle prestazioni aziendali. Nel report che ADP Research ha recentemente pubblicato vengono evidenziati i 7 principali errori che comunemente si possono commettere: Fraintendimenti sulla vera natura del BPO: Il termine ‘BPO’ viene spesso confuso con altre soluzioni di outsourcing. In effetti, l’HR outsourcing prevede un ampio ventaglio di opzioni e acronimi che includono: Application Management Outsourcing (AMO), Application Service Provider (ASP), Software as a Service (SaaS), Managed Services, Comprehensive Outsourcing Services e Business Process Outsourcing (BPO), per citare solo alcuni di quelli più importanti. La scelta deve essere, in definitiva, orientata dal business case; La paura di perdere il controllo:L’idea di esternalizzare in ambito HR può generare un certo grado di incertezza all’interno di un’organizzazione. Tuttavia, quello che spesso non viene considerato è che il BPO è in realtà in grado di creare un sistema migliore per quanto riguarda la sicurezza dei dati mentre il controllo rimane saldamente nelle mani del cliente; Confondere la competenza umana con l’interfaccia del computer:Uno studio condotto da Gartner, Forecast: Public Cloud Services, Worldwide, 2010-2016 (2012), prevede che il mercato del BPaaS crescerà da USD 84,1 miliardi nel 2012 a USD 144,7 miliardi nel 2016, individuando nei servizi software che fanno uso del self-service e dell’automazione il futuro del BPO. Tuttavia, gli strumenti informatici non riusciranno mai a sostituire completamente la competenza umana nella fornitura di HR e payroll. I migliori servizi BPO sono quelli che combinano conoscenze e competenze umane con le tecnologie all’avanguardia; Il prezzo come unico fattore determinante dell’acquisto: i dipartimenti HR subiscono pressioni costanti per contribuire al risparmio generale dell’azienda e per trovare soluzioni che consentano di ridurre i costi. In questo senso, l’outsourcing può sembrare una soluzione interessante ed efficace. Tuttavia, considerare solo il fattore costi equivale a esaminare solo una porzione limitata delle prospettive. La rivista Pay and Benefits afferma che (‘Payroll Bureaux: Working in partnership’, August, 2012): “Le organizzazioni di oggi stanno cercando un approccio strategico ai loro processi di payroll, e gli obiettivi principali che si celano dietro l’adozione di servizi per le aziende sono quelli di incrementare l’efficienza, ridurre le spese generali e favorire la continuità del business riducendo al contempo rischi e responsabilità.”; Valutazione inadeguata del partner: un sondaggio del 2009 su 250 professionisti Senior HR ha riscontrato che i tre fattori chiave che determinano la qualità di un fornitore di outsourcing sono l’accuratezza (71%), il livello generale del servizio (68%) e l’affidabilità (68%); Piano di transizione inadeguato: per ottenere i migliori risultati, il BPO deve prevedere una partnership tra il cliente e il fornitore; Termine affrettato di entrata in servizio: perché il BPO dell’HR si riveli di successo, richiede una pianificazione accurata, una gestione proattiva del cambiamento e una partnership stretta e collaborativa con il fornitore.