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Soluzioni per la gestione

Operaio o impiegato. È necessario differenziare la gestione delle presenze e assenze?

Autore ADP

4/06/2019

Le soluzioni per la gestione delle presenz e assenze potrebbero non essere adatte a tutte le situazioni

La famosa citazione di Benjamin Franklin "Il tempo è denaro" compare in Advice to a Young Tradesman, Written by an Old One,1 ma siete voi, datori di lavoro, a essere sempre alla ricerca di metodi per migliorare la gestione delle presenze e assenze.

Il concetto di timbratura del cartellino ha preso piede nell'epoca dell'industrializzazione. Prima la produttività dei lavoratori dipendeva dalle stagioni, dalle condizioni atmosferiche e dal numero di ore di luce diurna. La produzione industriale ha cambiato tutto, introducendo anche l'invenzione della sveglia come l'orologio Bundy, brevettato da un gioielliere di New York per la misurazione delle ore dei dipendenti.

La timbratura del cartellino all'entrata e all'uscita, che è risultata efficace come misurazione della produzione del 20° secolo,

con i cosiddetti operai sulle linee di produzione, potrebbe ancora funzionare per mansioni in cui i dipendenti vengono retribuiti esclusivamente in base alle ore di lavoro. È chiaro che oggi abbiamo a disposizione qualsiasi tipo di soluzione sofisticata per la gestione di orari e presenze. La "timbratura del cartellino" è stata sostituita da schede biometriche ed elettromagnetiche. Tuttavia, la misurazione del tempo effettivo che i dipendenti trascorrono fisicamente al lavoro può essere ancora una metrica valida per una retribuzione precisa e per altri benefit.

Il cambiamento più radicale apportato dalla nostra era digitale è avvenuto probabilmente per le cosiddette occupazioni impiegatizie. In diversi ruoli può essere difficile misurare la produttività in base al numero di ore che i lavoratori trascorrono alla scrivania. La gestione degli orari e della manodopera è diventata una questione sofisticata delle strategie aziendali.

Soluzioni errate per la gestione di orari e presenze potrebbero influire negativamente sulla produttività

Escludendo la capacità di controllare i costi e prendere importanti decisioni sul reperimento di risorse, le aziende odierne hanno bisogno di mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti. I lavoratori ora si aspettano cambiamenti sul luogo di lavoro (che potrebbe persino non essere più una sede fissa) e questo riguarda soprattutto gli impiegati.

Il CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) segnala che "I policy maker, i datori di lavoro e i dipendenti hanno bisogno di lavorare insieme per:

  • creare percorsi più chiari per l'avanzamento della carriera;
  • fornire l'accesso al lavoro flessibile;
  • migliorare la gestione della linea e le capacità delle risorse umane;
  • revisionare la pianificazione del lavoro e la cultura organizzativa per ridurre lo stress e il carico di lavoro eccessivo;
  • sostenere la salute psicologica e il benessere generale". 2

Servizi per la gestione di presenze e assenze inadatti non riusciranno a realizzare nessuno di questi intenti. Una soluzione di gestione presenze in quanto parte della suite HR integrata di soluzioni potrebbe facilitarne l'ottenimento.

Utilizzando la soluzione di gestione presenze sbagliata si rischia di sovraccaricare troppo i dipendenti, riducendo il loro coinvolgimento. Ciò può influire negativamente anche sui clienti. I clienti odierni si aspettano un report preciso del tempo dedicato al loro account. Sono consapevoli che è possibile scomporre il tempo impiegato e desiderano conoscere le azioni intraprese, il momento in cui sono state compiute e quanto tempo hanno richiesto.

Ovviamente, ciò che i clienti vogliono davvero sapere è il rapporto qualità-prezzo, ed esaminando il modo in cui lavoriamo siamo in grado di accontentarli. I dispositivi mobili e il cloud indicano che non abbiamo più bisogno di un ambiente di lavoro fisso e, pertanto, diverse aziende hanno preso in considerazione metodi di lavoro moderni quali il lavoro da casa, flessibilità del tempo lavorativo, ore flessibili, gestione individuale dell'orario di lavoro e telelavoro. Questi metodi possono incrementare l'efficienza di un'azienda in quanto consentono ai dipendenti di lavorare quando sono al massimo della loro produttività, migliorando anche il loro coinvolgimento. Inoltre, è possibile compiere diversi passi avanti nel supporto della salute psicologica e del benessere generale riducendo le pressioni sui dipendenti e migliorando l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Inoltre, il CIPD riporta che "ora solo il 45% del personale lavora nell'ufficio principale dell'azienda per la maggior parte del tempo".3 La Work Foundation della Lancaster University in UK prevede che il 70% di noi adotterà il lavoro mobile entro il 2020.4

La BBC ha segnalato di recente l'impegno di PwC di attirare talenti più competenti e diversificati spiegando ai candidati che possono lavorare quando vogliono, poche ore alla settimana o solo alcuni mesi all'anno.5

Se la vostra azienda dispone di una delle tante suite HR integrate disponibili, potreste utilizzare i vostri dati sulla gestione delle presenze e assenze per informare il resto del settore risorse umane. L'accesso a dati aggiornati e accurati può contribuire ad analizzare, effettuare segnalazioni e prendere decisioni che influiscono sullo sviluppo della carriera e sul carico di lavoro del dipendente.

"Impiegato" non è più una definizione adeguata

Quando i lavoratori indossavano le tute (spesso blu) o gli abiti con camicia bianca, la definizione di "impiegato" aveva un suo significato. Oggi, invece, le mansioni da ufficio continuano a essere comuni nei settori dei servizi ma esistono diversi metodi di fatturazione e tariffazione. Un architetto con un papillon al collo potrebbe avere tariffe molto diverse rispetto a una designer con una sciarpa di seta.  Alcuni potrebbero addebitare tariffe orarie. Altri in base al progetto. Oppure le tariffe potrebbero dipendere dai risultati.

Abbiamo bisogno anche di soluzioni per la gestione delle presenze e assenze per una nuova forza lavoro. Un report di McKinsey del 2017 indicava che: "... le transizioni maggiori si celano laddove potrebbero soddisfare o persino superare la scala di cambiamenti di portata storica a discapito di agricoltura e produzione. In base alla situazione attuale, si prevede che entro il 2030, da 75 a 375 milioni di lavoratori (3% - 14% della forza lavoro globale) dovranno cambiare categorie professionali". 6

Anche oggi, gli impiegati non sono semplicemente avvocati e commercialisti ma anche analisti di dati, leader della trasformazione digitale, UX designer e centinaia di altre professioni, molte delle quali con metodi diversi di lavoro e fatturazione.

Sono disponibili soluzioni di gestione orari e presenze adatte ad aziende che adottano pratiche lavorative flessibili, con opzioni per ogni industria e settore. Trovare una soluzione basata su cloud vi offrirà la scalabilità e la flessibilità di cambiare per soddisfare le esigenze future. La soluzione giusta vi aiuterà a garantire una fatturazione precisa per il cliente, a prestare sempre attenzione ai costi e a ridurre al minimo i rischi associati alla conformità.

Anche se avete bisogno solo di un sistema di registrazione degli orari degli operai relativamente semplice, è importante sceglierne uno che sia di facile impiego per i dipendenti. Non considerate solo le funzioni offerte dalla soluzione ma anche ciò di cui l'azienda ha bisogno. Investite un po' di tempo per valutare i vari servizi per presenze e assenze disponibili e sarete ricompensati da un sistema che si adatta perfettamente alla vostra azienda e al budget prefissato.