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Gestione delle presenze

Scegliere la gestione delle presenze e assenze per la vostra attività

Autore ADP

18/06/2019

Le soluzioni di gestione delle presenze possono essere specifiche per il settore ma esistono ugualmente dei punti in comune per tutti

"Quelli che impiegano male il loro tempo sono i primi a lamentarsi che passi troppo in fretta", diceva Jean de La Bruyère in Les Caractères.

Il tempo gioca un ruolo fondamentale in ogni aspetto della nostra vita, da quello trascorso con i nostri familiari e amici durante il fine settimana a quello impiegato per riunioni importanti che avvengono regolarmente durante i giorni lavorativi. In ambito HR, il monitoraggio di presenze e assenze è importante per le prestazioni dell'azienda, la gestione delle buste paga e la soddisfazione costante del cliente. Tuttavia, la gestione delle presenze non dovrebbe richiedere molto tempo.

ADP Research Institute ha rilevato che più di due terzi dei responsabili aziendali globali desiderano un sistema di gestione delle risorse umane maggiormente unificato. Diverse aziende gestiscono una media di 33 buste paga e 31 sistemi di gestione delle risorse umane, ma introducendo una suite di software e servizi per HR possono unire questi sistemi differenti e migliorare la produttività del reparto delle risorse umane, riducendo il tempo trascorso nella gestione di piattaforme.

Sebbene presenze e assenze possano essere monitorati in maniera differente in settori diversi, l'implementazione di una suite HR in qualsiasi azienda è in grado di collegare perfettamente sistemi di rilevazione e gestione presenze con i processi di elaborazione delle buste paga, migliorando l'efficienza del reparto delle risorse umane. Inoltre, una gestione presenze accurata non riguarda solo le buste paga. È importante anche un approccio completo alla registrazione dei dati dei dipendenti nella misurazione delle prestazioni e nella gestione dei talenti, nonché all'assistenza con la fatturazione dei clienti.

Trovare la soluzione giusta per la gestione delle presenze e assenze

La gestione degli orari e della manodopera rappresenta il modo in cui un'azienda assicura il completamento delle attività in maniera tempestiva e fornisce assistenza nel mantenimento dell'efficienza della forza lavoro1. Quando si sceglie la gestione delle presenze e assenze adeguata per un'azienda, è necessario assicurarsi che il software di gestione presenze fornisca2:

  • approfondimenti chiave sulla strategia aziendale della società;
  • la soddisfazione delle richieste della forza lavoro per contribuire a mantenere la fidelizzazione dei dipendenti;
  • mobilità, perché la soluzione deve funzionare su qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque;
  • funzioni che consentano di risparmiare tempo per le risorse umane e la gestione delle buste paga, consentendo di andare incontro alle diverse esigenze dei dipendenti in maniera proattiva.

Un rispetto delle tempistiche preciso è importante, soprattutto nelle aziende in cui ai clienti si richiede una tariffazione oraria o un anticipo del pagamento. Tuttavia, la compilazione di resoconti orari può essere complicata e, a seconda del sistema, anche dispendiosa in termini di tempo che i dipendenti potrebbero risparmiare facilmente. Quando si implementa un sistema di gestione delle presenze e assenze, è necessario che sia di semplice accesso e utilizzo per i dipendenti, offrendo la flessibilità da loro richiesta.

In che modo il vostro settore influisce sull'approccio alla gestione delle presenze e assenze

Il settore in cui si lavora o i servizi che l'azienda fornisce influiscono sull'approccio della gestione delle presenze e assenze che, a sua volta, influenzerà il tipo di software richiesto a tale scopo.

Le agenzie pubblicitarie e di pubbliche relazioni, gli avvocati e i commercialisti generalmente richiedono ai clienti una tariffazione oraria o con sistema basato sul tempo: significa che è fondamentale un monitoraggio degli orari preciso. Analogamente, alcune agenzie pubblicitarie e di pubbliche relazioni possono anche operare con richiesta di onorario anticipato e hanno bisogno di monitorare il tempo in base al budget del cliente. Sebbene il monitoraggio e la gestione del tempo siano importanti in tali situazioni, i dipendenti devono disporre di un sistema di monitoraggio delle presenze di semplice utilizzo, senza influire negativamente sulla loro efficienza e produttività.

Altri settori, quali i servizi sanitari e alberghieri spesso prevedono lavoro a turni. Con il personale che inizia e termina le giornate lavorative in orari diversi, può essere difficile monitorare tutto lo staff. Queste aziende necessitano di sistemi di gestione delle presenze e assenze precisi che offrano aggiornamenti in tempo reale in modo che possano vedere chi è in servizio, chi non lo è e chi sta terminando il turno. Disponendo di una suite di soluzioni per HR, l'analisi di queste informazioni può essere molto utile anche per la pianificazione dei turni futuri e la gestione del team.

Indipendentemente dal settore in cui si lavora, è importante che qualsiasi soluzione di gestione delle presenze e assenze utilizzata dall'azienda ponga il dipendente in primo piano. Una soluzione di gestione delle presenze e assenze di qualità mira a migliorare l'efficienza e la produttività dei dipendenti, ma se il sistema è difficile da utilizzare e dispendioso in termini di tempo, ne vanificherebbe l'obiettivo.