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Servizi di global payroll

Come valutare le tecnologie di payroll

Autore ADP

6/08/2019

 

Se il vostro obiettivo è espandervi a livello globale, accertatevi di avere servizi di payroll all'altezza

Nonostante il recente clima di incertezza economica, la globalizzazione prosegue a gonfie vele. Incoraggiate dalla possibilità di trovare nuovi mercati, tagliare i costi di trasporto e assumere lavoratori qualificati, sempre più aziende si espandono oltre i confini nazionali.

 

Con l';espansione di un'azienda, però, crescono anche le esigenze dei dipendenti, dei sistemi e delle innovazioni commerciali, in particolare dei servizi di global payroll. Infatti, il payroll può rallentare il ritmo di espansione in nuovi mercati e, dato che il reparto finanziario e quello delle risorse umane fanno fatica a tenere il passo, l'azienda può perdere opportunità interessanti.

Gestire un payroll su scala internazionale non vuol dire semplicemente fare le cose più in grande. I problemi emergono quando le aziende scoprono che le loro soluzioni per la gestione del payroll devono fare i conti con normative tributarie e pensionistiche e una legislazione del lavoro molto diverse da quelle del loro Paese. Tutto questo processo può essere molto dispendioso, soprattutto se le aziende tentano di gestirlo autonomamente.

Qualche tempo fa, un report intitolato The Hidden Reality of Payroll & HR Administration Costs di PricewaterhouseCoopers ha evidenziato che le aziende in cui il payroll e le risorse umane vengono gestite internamente spendono in media il 18% più per questi processi rispetto alle aziende che esternalizzano tale gestione1. E, a quanto pare, le aziende non si rendono ancora conto di quanto costi davvero la gestione del payroll In una ricerca condotta da Insight Performance per ADP, ai titolari delle aziende è stato chiesto quale fosse secondo loro il costo mensile di ogni singolo cedolino. La loro risposta? 17 euro. In realtà, si è scoperto che la cifra esatta è 37 euro2. Nello stesso report, l'American Payroll Association ha stimato che gli errori causati dai metodi di gestione manuale si aggirano tra l'1 e l'8% del loro payroll totale.

Grazie all'espansione globale e a una crescita annua del 30%, l'azienda statunitense Yankee Candle ora vanta 343 dipendenti in Europa, divisi in cinque Paesi. In tre di essi, Francia, Italia e Irlanda, alle loro dipendenze vi sono solo due persone, ma ciò non significa che non ci siano problemi,3 tutt'altro, questo potrebbe implicare dei costi di gestione del payroll elevatissimi in quei Paesi.

Rachael Merrett, financial controller del gruppo, ha dichiarato che "... in seguito all'espansione globale dell'azienda, abbiamo dovuto esternalizzare molti dei nostri processi HR. Ma ci occorrono anche competenze in materia di regolamentazioni locali, perché le leggi tributarie francesi sono diverse da quelle italiane, ad esempio.

"Vale la pena ricordare che la gestione del payroll è un processo che richiede moltissimo tempo... Con la gestione manuale dovevamo raccogliere i dati, inserirli in una tabella Excel, inviare questa tabella a un fornitore esterno, farci rimandare la tabella e analizzarla. Se fossimo tornati al nostro sistema precedente, non ce l'avremmo mai fatta".

 

Cosa posso ottenere dalle tecnologie di gestione del payroll?

Lo scopo di qualsiasi soluzione per la gestione del payroll è assicurarsi che i dati dei dipendenti siano configurati rapidamente e che i lavoratori ricevano sempre lo stipendio in modo efficiente e puntuale. La gestione del payroll è laboriosa. Varia da Paese a Paese e, anche se la maggior parte dei dipendenti si preoccupa solo quando riceve uno stipendio più basso del previsto, questo processo viene regolarmente vagliato dalle autorità. Gli errori, che siano causati dai processi tecnologici o dalle persone che li utilizzano, possono causare frustrazione tra i dipendenti, pubblicità negativa e costose sanzioni.

L'adozione di servizi esterni di gestione del payroll varia a livello locale. Secondo un sondaggio di Deloitte del 2014, le aziende della regione EMEA che si rivolgono a fornitori di servizi payroll esterni sono il 47%, contro il 60% in America Latina, il 31% nell'Asia Pacifica e solo il 22% in America del Nord4. Dato che l'outsourcing è un tema rilevante, sicuramente queste percentuali sono cresciute, soprattutto perché i vantaggi sono palesi. Le migliori soluzioni per la gestione del payroll permettono di risparmiare tempo e offrono alle aziende la massima tranquillità. Si occuperanno di tutto loro, da calcoli e bonifici in diverse valute fino al pagamento delle tasse e alle modifiche normative, mantenendo sempre l'assoluta conformità, indipendentemente dal Paese in cui operate. Inoltre, offrono trasparenza, consentono di accedere rapidamente ai dati dei dipendenti e di generare report personalizzabili, e contribuiscono a migliorare la sicurezza.

Una suite HR completamente integrata riunisce il payroll e altre funzioni HR, tra cui l'amministrazione, la gestione del tempo di lavoro, la gestione dei talenti, i report e le analisi dei dati. La condivisione delle informazioni su più funzioni permette di ottenere dati più accurati, incrementare l'efficienza e prendere decisioni migliori; così facendo, il settore delle risorse umane contribuisce largamente alla crescita aziendale.

 

Quindi cosa dovreste cercare in una soluzione per la gestione del global payroll?

  • Cercate un fornitore per la gestione del payroll di cui potete fidarvi.
  • Se state pensando di espandervi in nuovi mercati, assicuratevi che il fornitore abbia degli esperti del settore. Inoltre, assicuratevi che il software gestisca il payroll in maniera ottimale in tutti i mercati.
  • Accertatevi che la soluzione comprenda tutte le funzionalità di cui avete bisogno. Comprende anche le leggi locali e la conformità alle normative? È in grado di gestire pagamenti aggiuntivi? Mette a disposizione dei dipendenti un'app self-service?
  • Opera nel cloud? Le soluzioni basate sul cloud garantiscono un'organizzazione, un accesso a nuovi sviluppi e un'accessibilità semplificata.
  • Comprende l'assistenza di personale esperto quando ne avete bisogno?

 

Che ci crediate o no, in media una multinazionale con più di 3000 dipendenti ha più di 60 sistemi di gestione del payroll e HR diversi5. Potrebbe dipendere dal fatto che ci si affida a nuove funzionalità per gestire nuovi territori, o magari diversi direttori finanziari hanno scelto ognuno una soluzione diversa. Ciò che è chiaro è che così facendo non si può ottenere la fluidità che cercano i responsabili del payroll.

Alla fin fine, il ruolo delle tecnologie di payroll è lo stesso ovunque: pagare i dipendenti. Ma le somiglianze terminano qui. Le odierne soluzioni per la gestione del payroll possono fare molto più che alleggerire il carico dei team delle risorse umane, finanziario e amministrativo, contribuendo a creare un ambiente lavorativo incentrato maggiormente sulle persone.

Le pratiche lavorative attuali (come contratti di lavoro ripartito, il lavoro da casa, orari flessibili, l'assunzione di freelance) esigono soluzioni nuove e più intelligenti. Soluzioni, cioè, che vi diano più tempo per pensare a ciò che conta davvero: le persone alle vostre dipendenze.

Un software delle paghe integrato vi aiuterà ad attrarre, fidelizzare e sviluppare quei talenti che permetteranno all'azienda di avere successo. La vostra soluzione per la gestione del payroll non deve limitare il potenziale dell'azienda.