Software paghe | Piccole e grandi imprese | Gestire in-house o in outsourcing?
 

Quali aspetti dovrebbero prendere in considerazione le piccole e grandi imprese nel scegliere una soluzione per la gestione dei cedolini?

 
 

Che gestiate una grande o una piccola impresa, vi sarete già chiesti se sia il caso di investire in un software paghe o di esternalizzare le procedure di gestione delle buste paga.
Molte aziende spesso presumono la gestione di un software paghe in-house sia l'alternativa più economica o l'esternalizzazione sia una prerogativa delle grandi imprese. Tuttavia esternalizzare in parte o totalmente le procedure di gestione delle buste paga può far risparmiare anche alle piccole imprese notevoli risorse nel lungo periodo, oltre a consentire loro di migliorare l'efficienza.
Nel momento in cui decidete di investire in procedure di gestione delle buste paga, avete a disposizione tre diverse opzioni:  

  • Implementare una soluzione software in-house
  • Implementare una soluzione di elaborazione, in cui esternalizzate la gestione delle buste paga mantenendo alcuni componenti in-house
  • Implementare un modello di esternalizzazione totale, in cui un fornitore esterno prende in carico la vostra infrastruttura di gestione delle buste paga dall'inizio alla fine
 
 

Ma qual è la soluzione migliore per la vostra impresa? Riportiamo di seguito una serie di fattori chiave da considerare.

Risparmio di risorse

Le imprese gestiscono gli stipendi in-house spendono mediamente il 18%in più rispetto alle imprese esternalizzano (1). Le imprese utilizzano spesso software paghe per evitare i costi di esternalizzazione, senza tener conto del tempo comporta. L'esternalizzazione delle buste paga riduce il tempo, offrendo ai datori di lavoro più spazio per concentrarsi su iniziative strategiche.

(1) The hidden reality of payroll & HR administration costs, PWC, January 2011.

Risparmio di tempo

Di pari passo con la crescita dell'attività, la gestione in-house delle buste paga diventa più complessa e dispendiosa in termini di tempo. Gli amministratori delegati delle PMI perdono circa 1/5 della settimana lavorativa per dedicarsi alla gestione delle risorse umane, anziché al proprio core business. Se non siete sicuri di voler esternalizzare totalmente la gestione delle buste paga, potreste scegliere di esternalizzare le procedure più dispendiose in termini di tempo, come l'inserimento dati.

Legislazione

La gestione in-house delle buste paga comporta una maggiore esposizione al rischio di sanzioni di autorità normative, soprattutto laddove sono coinvolte più aree legislative. Il team di gestione delle buste paga deve mantenere le competenze necessarie per garantire la conformità, anche in caso di cambiamenti normativi. Se operate in più paesi o avete un solo dipendente per la gestione delle buste paga, l'esternalizzazione riduce il rischio di sanzioni e le pressioni sul personale.

Tipi di personale

La gestione in-house delle buste paga potrebbe semplificare le cose per le imprese con tassi ridotti di rotazione del personale, in cui i dipendenti percepiscono una retribuzione annuale fissa. Tuttavia questo approccio può diventare complesso quando l'impresa gestisce collaboratori esterni o i dipendenti percepiscono una retribuzione oraria, con un conseguente spreco di tempo e un maggior rischio di errore umano. In questo caso, l'esternalizzazione o la collaborazione con aziende specializzate può essere l'alternativa migliore. 

Integrazione

Un software in-house sembra un modo semplice per accertarsi gli altri sistemi di gestione finanziaria e HR si integrino con l'elaborazione delle buste paga. Ma non tutti i software potrebbero garantire tale integrazione e potreste trovarvi a gestire diversi fornitori, ciascuno incaricato di elaborare specifiche categorie di dati.  Persino i fornitori "integrati" gestiscono soltanto il trasferimento di dati tra più sistemi, pertanto, se una connessione si interrompe, potrebbe essere difficile individuare il problema.

 
Gli addetti all'elaborazione in-house che gestiscono le buste paga con frequenza bisettimanale dedicano in media quasi sei settimane o 235 ore, se non di più, alle mansioni di base per la gestione delle buste paga rispetto a imprese che ricorrono all'esternalizzazione Studio dedicato all'elaborazione in-house, ADP, 2012
 

Qual è la soluzione giusta per voi?

 
 

È un preconcetto piuttosto comune solo le grandi imprese esternalizzino la gestione delle buste paga o lavorino con fornitori esterni specializzati in questo servizio. In realtà, molte imprese si trovano a dover rivalutare le proprie modalità di gestione delle buste paga.

Riportiamo di seguito alcuni scenari tipici spingono le aziende a prendere in considerazione l'esternalizzazione.  
 

  1. Un'azienda opera nel settore alberghiero si aspetta le vendite raggiungano il picco durante i periodi festivi, e di dover fare ricorso a personale a contratto
  2. Un'azienda deve delocalizzare il personale per avviare un nuovo ufficio in un altro mercato e necessita di persone comprendano la legislazione locale
  3. Un'azienda introduce un nuovo programma di incentivi per i dipendenti più anziani e ha necessità di comprendere quali siano le implicazioni da un punto di vista fiscale

Ognuna di queste aziende ha la possibilità di utilizzare software paghe o di lavorare con un partner per l'esternalizzazione parziale o totale delle procedure di gestione delle buste paga.

 
 

Tutto dipende dalle esigenze della vostra impresa:

 

1. Gestisco un team misto di lavoratori a contratto/necessito di una forza lavoro flessibile (lavoratori permanenti/lavoratori temporanei e stagionali)

 
 

Software gestito in-house
Non tutti i software paghe sono in grado di gestire team misti di lavoratori a contratto. Il software paghe deve integrarsi con il software per la gestione di presenze e orari per essere accurato sia per i lavoratori a tempo indeterminato sia per quelli a contratto.
Anche se il vostro software è efficace, il personale dedicato alla gestione delle buste paga potrebbe trovarsi in difficoltà nel momento in cui avete la necessità di assumere rapidamente nuovi collaboratori.

 
 

Esternalizzazione della gestione delle buste paga (elaborazione o esternalizzazione completa)
I moduli Time di ADP si integrano con i vostri principali sistemi di gestione delle buste paga: in questo modo, tutti i vostri contratti di pagamento saranno archiviati e gestiti in un'unica posizione.

 
 

2. Prevediamo l'introduzione di una nuova legislazione nei mercati in cui operiamo

 
 

Software gestito in-house
I team dedicati alla gestione delle buste paga devono tenere il passo con le modifiche legislative in più mercati e con gli eventuali condizionamenti sul sistema di gestione delle buste paga. Affidando il compito a uno o due persone potreste essere più vulnerabili all'errore umano. Potreste inoltre trovarvi a gestire un'enorme lacuna in termini di conoscenze legislative se un membro del team addetto alle buste paga lascia l'azienda o è assente dal lavoro per malattia.

 
 

Esternalizzazione della gestione delle buste paga (elaborazione o esternalizzazione completa)
ADP può contare su esperti in gestione delle buste paga in oltre 100 paesi, pertanto sarete sempre aggiornati sulla legislazione più recente. Quando viene introdotta una nuova legislazione, spetterà ad ADP fare i conti con gli aggiornamenti normativi e apportare tutte le modifiche necessarie, in modo possiate concentrarvi unicamente sulle attività più importanti del vostro business. 

Ulteriori informazioni su come soddisfare i requisiti di conformità

 
 

3. Voglio integrare automaticamente diverse informazioni nel mio sistema di gestione delle buste paga, per esempio incentivi, detrazioni, spese e ferie

 
 

Software gestito in-house
Non tutti i sistemi di elaborazione delle buste paga si integrano automaticamente con la gestione finanziaria e la gestione delle risorse umane. Se il vostro software presenta questo problema, potreste trovarvi a gestire un insieme confuso di sistemi. Ciò comporta la dispersione dei dati dei vostri dipendenti su diverse piattaforme, con un potenziale rischio per la sicurezza dei dati.

 
 

Esternalizzazione della gestione delle buste paga (elaborazione o esternalizzazione completa)
ADP dispone di una serie di componenti aggiuntivi per i servizi di gestione delle buste paga, consentono di calcolare le retribuzioni legate ai risultati e di registrare automaticamente assenze e ferie. Ciò vuol dire dovrete inserire i dati una sola volta, con un notevole risparmio di tempo ogni mese, e dovrete contattare un unico fornitore in caso di problemi o domande.

 
 

4. Desidero espandere la mia attività in nuovi mercati

 
 

Software gestito in-house
Innanzitutto, verificate il vostro fornitore di software sia operativo nel nuovo mercato. Verificate il vostro fornitore disponga delle competenze locali necessarie per assistervi in modo adeguato. Cosa accade se pagate le retribuzioni al personale in diverse valute? Quale legislazione locale dovrete tenere presente? Con la gestione del processo in-house spetterà a voi tenere in considerazione tutti questi aspetti.

 
 

Esternalizzazione della gestione delle buste paga (elaborazione o esternalizzazione completa)
Per espandervi rapidamente in altri mercati, saranno necessarie piattaforme solide e persone esperte per gestire in modo fluido le vostre procedure di elaborazione delle buste paga. ADP gestisce le buste paga dei lavoratori espatriati, i dipendenti locali e tutte le sfaccettature della legislazione sul mercato e dei requisiti applicabili all'elaborazione delle buste paga, per consentirvi di scalare agevolmente.

Maggiori informazioni sulla gestione delle buste paga oltre i confini nazionali

 
 

Come ADP può aiutare la tua azienda?

 
 

La soluzione più funzionale per voi

Il software di gestione delle paghe di ADP può essere adattato alle esigenze della vostra azienda.
  1. Cloud + Services (SaaS) / Processing Services: ospitiamo la piattaforma, gestiamo gli aggiornamenti, forniamo assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il cliente si occupa dell'inserimento dei dati oltre a convalidare la correttezza dell'output dei dati.
  2. Managed Services / Outsourced: ospitiamo la piattaforma, gestiamo gli aggiornamenti, forniamo assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo caso, è ADP e non il cliente a convalidare la precisione dell'output dei dati. Il cliente è ancora responsabile dell'inserimento dei dati.
  3. Full BPO Services: ospitiamo la piattaforma, gestiamo gli aggiornamenti, forniamo assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo caso, ADP si occupa dell'inserimento dei dati oltre a convalidare la correttezza dell'output dei dati.
  4. Comprehensive Services (COS): ospitiamo la piattaforma, gestiamo gli aggiornamenti, forniamo assistenza 24 ore su 24 e gestiamo tutti gli obblighi relativi ai salari, incluse le richieste dei dipendenti tramite un helpdesk (disponibile solo per ADP® GlobalView).
 
 

Integrazione con tutti i vostri processi

ADP integra perfettamente i vostri sistemi di gestione delle busta paga con le procedure che incidono su tali sistemi, come la gestione degli orari, delle assenze e delle spese. Vi offriamo anche la possibilità di integrare la gestione dell'inserimento di nuovi talenti di pari passo con la crescita della vostra azienda. 

 
 

Qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento

Sia i dipendenti che gli amministratori possono accedere ai vostri dati da qualsiasi dispositivo, semplificando l'aggiunta e la modifica dei dati da qualsiasi sede operativa. 

 
 

Leader nei servizi di esternalizzazione dei processi aziendali (BPO) per la gestione delle buste paga

Per il quinto anno consecutivo, ADP ha conquistato il primo posto nella relazione Magic Quadrant di Gartner dedicata ai servizi BPO per la gestione delle buste paga, superando altri sette fornitori specializzati. Per maggiori informazioni, fare clic qui.
 
 

Desiderate discutere delle diverse soluzioni di gestione delle buste paga?

 

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